Il noleggio di prodotti e apparati informatici per videoconferenze consente sia alle aziende private, sia agli enti che fanno capo alla Pubblica Amministrazione di facilitare lo svolgimento di riunioni ed incontri superando tutta una serie di difficoltà facilmente intuibili.

Quando un’impresa deve realizzare collegamenti fra diverse filiali – oppure nel caso in cui una Conferenza di Servizi coinvolga svariate amministrazioni tutte coinvolte nel procedimento – è possibile ricorrere a noleggio di tutte le apparecchiature necessarie senza che i partecipanti si trovino fisicamente nella stessa sede.

Va detto che il Ministero dell’Innovazione Tecnologica, dando seguito ai dettati della Legge n. 15/2005, ha sperimentato un software “open source” finalizzato alla gestione di Conferenze di Servizi Telematiche.

Insomma, niente più problemi di spostamento o possibili contrattempi: è sufficiente versare un canone unico alla società specializzata in questo tipo di renting (che può essere a breve o a lungo termine, come vedremo più avanti) e avere a disposizione tutto ciò che è necessario per organizzare al meglio l’evento.

Passando alla specifica tipologia di prodotti noleggiabili nel settore, si comincia proprio dallo spazio fisico in cui si deve svolgere l’incontro: sale riunioni o sale virtuali attrezzate, provviste di connessioni Web ad alta velocità.

In genere le aziende o gli enti scelgono di affidarsi allo staff dell’impresa specializzata, alla quale viene demandata l’intera organizzazione di un evento temporaneo o con cui si stipula un contratto di locazione operativa (noleggio a lungo termine).

Oltre all’allestimento della sala, nel contratto è ricompreso il noleggio di videocamere, videoregistratori, impianti Hi-Fi, consolle regia, radiomicrofoni, mixer, casse, amplificatori, videoproiettori, schermi, lavagne luminose, etc; è inoltre possibile disporre delle apparecchiature occorrenti per registrare il meeting e proiettare slide da Pc o filmati in Dvd.

Se, come spesso accade, alla conferenza partecipano enti e società straniere, si possono ovviamente noleggiare impianti di traduzione simultanea in cuffia.

Una fra le società leader nel mercato nazionale dei servizi di conferencing e collaborazione a distanza è Aethra.net, che offre pacchetti di soluzioni commisurate ad ogni tipo di evento: senza dover acquistare sistemi di videocomunicazione, o reperire personale tecnico specializzato, il cliente può affidare all’impresa l’intera gestione dell’evento, dalla cura della regia fino all’assistenza tecnica.

Tra le soluzioni più originali e vantaggiose che Aethra.net propone figura la possibilità di rendere disponibili il filmato e le fasi salienti dell’incontro mediante il servizio MeetIn Web TV: un potente strumento di videoconferenza multimediale in streaming, volto a diffondere contenuti audio e video tra gli utenti interessati, attraverso il collegamento ad un sito Internet dedicato.

E’ poi consentita la personalizzazione dell’accesso realizzando canali tematici, valorizzando quindi al meglio il lavoro svolto in videoconferenza.

Il tutto a fronte del versamento di un canone mensile onnicomprensivo, che permette di contenere i costi, evitare gli oneri economici e gestionali dell’acquisto e concentrare le proprie risorse nel business.

Al di là della conferenza o dell’evento temporaneo, un’opzione molto vantaggiosa è quella rappresentata dalla locazione operativa: scegliendo questa formula si noleggiano a lungo termine tutti gli spazi, gli impianti e la strumentazione tecnica necessaria allo svolgimento di riunioni a distanza.

Il vantaggio è anzitutto economico: i canoni di noleggio, certi e predeterminati, sono deducibili fiscalmente al 100% e consentono di ottimizzare gli investimenti.

La durata è molto flessibile: si parte da un minimo di 12 ad un massimo di 48 mesi e più: con in più la possibilità di migliorare in qualsiasi momento le caratteristiche tecniche dei prodotti noleggiati, restando al passo con l’innovazione tecnologica.